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档案整理的意义

2019-08-13 00:33:26
  

档案是人们社会实践的真实记录,也是党和国家进行经济建设,开展政治文明、物质文明、精神文明建设,发展科学文化技术的必要条件。下面是yjbys挑选较好的档案整理的意义范文,供大家参考阅读。

一、档案功能归纳

历史记录功能

档案是人类社会实践活动的记忆和伴生物,是历史发展的痕迹与真实记录,在人类历史文化的载录、积累、保护和传播方面起到不可代替的重要作用。以中华民族历史文化的记录与传承为例,中华民族是由56个民族构成的,各民族在其社会历史发展过程中所创造的民族传统文化极其丰富,在物质文化上表现为从事经济、生产活动所产生的物质文明的总和,包括生产、生活、居住、建筑、交通、服饰、饮食、工艺等各个领域;在精神文化方面表现为在社会活动过程中所形成的价值观念、审美情趣、思维方式等,包括礼俗、礼仪、道德、规范、宗教、节庆等诸多方面。各民族产生形成的古代文明与传统文化通过档案文献世代相传,在历史的积累、保护和传承过程中,汇集形成了中华民族优秀的文化遗产。正是由于这些珍贵历史档案的存在,才能使中华民族历史进程的痕迹与光辉灿烂的历史文明得以延续与保存。现今,档案文献在承载保护科技成果、社会信息与民族文化等方面仍然发挥着巨大的作用,是载录人类发展历史,保护、继承与弘扬优秀民族文化的重要手段和工具。

科学管理功能

管理是运用组织、计划、指挥、监督和调节等方式和手段,充分利用现有的人力、物力和财力,使之发挥最大效率,以达到既定目标的一系列职能活动的总称。管理是提高行政效率和促进经济建设发展的重要因素,而档案作为企事业单位职能管理活动的真实记录对现实的管理工作起着依据和借鉴方面的重要作用。如在国家机构的行政管理活动中,档案文件记录了各级机关、单位行使行政职权的法律依据,处理行政事务的过程、结果以及管理活动的经验,是任何国家机构、机关单位保持工作连续性所必须查考的重要凭据。因此,各级国家机构都建立有健全的档案部门,以翔实的档案文件为各级政府了解与掌握实际情况,有效地实行职能管理活动提供档案信息利用服务。

生产建设功能

一切生产建设活动都具有连续性、继承性的特点,前一阶段形成的科技生产活动的记录与实践经验,往往是后阶段科技和生产活动的参考和凭据,而且生产技术越复杂,现代化程度越高,其生产、建设活动越离不开档案。不论是工厂矿山设计、水利水电工程设计、交通运输工程设计,还是民用建筑设计,丰富翔实的基建档案都是完成新:工程项目设计,进行设计创新所不可或缺的重要参考凭证材料。

文化建设功能

档案的文化建设功能是指在社会物质文明和精神文明建设中,以档案信息服务的方式,参与经济和文化建设活动,从而推动经济发展和文化繁荣的一种重要社会职能。以精神文化建设为例,档案的精神文化建设功能就是以丰富翔实的档案资源为依据,发展科学教育、文学艺术、新闻出版、广播电视、卫生体育等各项事业,开展宣传教育活动,提高国民科学素质以及人们的思想、政治、道德水平。

科学研究功能

为适应经济的发展和科学研究的需要,国家档案管理部门做了大量有效的档案信息开发利用工作,据统计,在提供档案查找服务方面,全国各级各类档案馆(室)接待档案利用者共1000多万人次,提供利用档案资料5000多万卷、册。这些行之有效的服务工作为科研活动提供了大量原始的档案信息资源,促进了国家科学研究事业的蓬勃发展。

二、档案整理的意义

1、准确反映企业的成长历程

档案记录着企业成长的点点滴滴,何时开业,创业者是谁,何时盈利,何时扩张,战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。企业发展何时平稳、何时动荡,原因何在,也可以从中找到规律和解答。

2、防患企业商业秘密外泄

企业档案无不涉及商业机密,如果没有统一管理,任凭管理人员个人处置,势必容易丢失,丢失就有泄密可能。档案不仅要统一管理,而且还有要保密意识。

3、决策制订的参谋和帮手

企业做决策、出方案,往往都要查找历史数据,进行同比分析或方案对比,没有档案就无法进行。档案管理良好的企业,死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。

4、企业文化的活标本

很多企业搞企业文化建设总喜欢请专家帮忙,殊不知,企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映。是企业员工自己培养创建起来的,是不假外求的东西。做好档案管理的企业,在整理完善企业文化时,不需要搜索枯肠,不需要绞尽脑汁,不需要编造,只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善,企业文化的基本内容就有了。再结合企业发展史上的重要事件的整理、以及优秀员工代表的事迹总结,企业文化就丰富起来了。

5、企业宣传的资料库

档案管理好的企业需要进行宣传时,只需在档案室调取资料就行了,不需要临时抱佛脚,打乱正常工作,也不需要像演员彩排似的,劳命伤财,准备道具、背景。档案管理好的企业,宣传资料真实可信,对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。档案管理实在是一举多得的事情。

6、员工成长的断代史

很多企业员工进来时一张表,出去时还是一张表。更有甚者,这个员工一走,这一张表也不知什么时候就消失得无影无踪了。这实在是大错特错的事。人事部门对于已经离职的员工档案应该定期移交档案管理部门。离职员工不一定都是企业的敌人,说不定哪一天企业的员工成了名人,他的档案可就成了珍贵史料。这有点夸张,但并非没有可能。人事部门应该加强员工档案管理,每年补充、更新员工档案内容,准确及时记录员工成长的脚步。员工在企业多少年,档案就应该记载多少年的主要成长历程。企业人事档案应该成为员工成长的断代史。


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